Schlüsselqualifikationen 2010 für das Office Management

Es gibt einen neuen Trend von Kernkompetenzen vor allem für die modernen Organisationsberufe, die hauptsächlich von Sekretärinnen und Assistentinnen ausgeübt werden. Diese Kernkompetenzen – oder auch Schlüsselqualifikationen - sind:

1. Informationsmanagement
2. Veranstaltungsmanagement
3. Kommunikation in Business Englisch

Für Sekretärinnen bedeutet das: Auf den Positionen auf denen Sie sich befinden – also den zentralen Schaltstellen in Unternehmen – könnten 2010 vermehrt Aufgaben aus diesen Bereichen von Ihnen gefordert werden.

1. Informationsmanagement

Die steigende und immer schneller auf einen einströmende Menge an Informationen, die täglich gerade im Office Management zu bewältigen sind, erfordert Informationskompetenz

Einfühlungsvermögen,
Bedarfserkennung,
Geschick beim Trennen wichtiger von unwichtigen Informationen,
Kommunikation,
Organisation,
Präsentation.

All diese Fähigkeiten zusammen ermöglichen erst den systematisch erfolgreichen Umgang mit Informationen hin zu einem internen Wissensmanagement als Erfolgsfaktor für Unternehmen.

Checkliste zum Umgang mit Informationen

Frage	Erklärung
1. Wer sagt etwas?	Welche Eigeninteressen könnten die Information beeinflussen.
2. Woher weiß er/sie das?	Was macht den Informanten zum Experten, woher stammen seine Kenntnisse (Quelle)?
3. Was fehlt?	Welche Informationen hat der Informant nicht gegeben? Wurden alle Grundlagen genannt?
4. Was hat sich verändert?	Verändert sich etwas Wesentliches mit der Information? Was ist anders als vorher?
5. Ergibt die Information Sinn?	Widerspricht diese Aussage zum Beispiel einer anderen?

Werden nicht alle Fragen zufrieden stellend beantwortet, besteht zusätzlicher Informationsbedarf.
(Quelle: Ballod, Matthias „Informationskompetenz, Dimensionen eines Begriffs“)

2. Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungen organisieren als Marketingstrategie – das wird erst seit einigen Jahren von deutschen Unternehmen als Strategie begriffen. Veranstaltungen bekommen derzeit einen ganz eigenen Stellenwert: Die meisten Unternehmer sehen hier eine Chance, der Krise mit antizyklischer Unternehmenspolitik zu begegnen. Das bedeutet auch und gerade jetzt, mit knappem Budget Großartiges auf die Beine zu stellen, um damit Kunden und Geschäftspartner nachhaltig zu beeindrucken, zum Beispiel mit einer Präsentations- oder Verkaufsshow. Wie man mit passenden Events das eigene Mitarbeiterteam zu Höchstleistungen motiviert, zeigt folgendes aktuelle Beispiel aus der Wirtschaft:

Beispiel: Carl-Peter Forster, Europa-Chef von General Motors, setzt gerade jetzt auf Mitarbeitermotivation zum Beispiel mit Veranstaltungen, in denen die Führungskräfte auch Fragen zu momentan brennenden Themen beantworten. Als Beispiel gibt er die Preisverleihung für den Opel Insignia als „Auto des Jahres“: „Wir haben die Verleihung dieser Trophäe in der Werkshalle veranstaltet – mit den Mitarbeitern, die das Auto auch bauen. Wir haben das Band abgestellt und mit rund 500 Arbeitern der Spätschicht gefeiert. Zu zeigen, wie gut unsere Produkte ankommen, halte ich für eine der wichtigsten Möglichkeiten, die Mitarbeiter stolz zu machen und zu motivieren.“
(Quelle: Wirtschaftswoche, Juli 2009)

Fazit: Momentan werden, neben den üblichen Firmenevents, wie Weihnachtsfeiern oder Vorstandssitzungen, auch andere Veranstaltungen gefordert als bisher. Dazu kommen auf Sie als Sekretärin, die oftmals diese Veranstaltungen organisieren muss zusätzliche Anforderungen zu, vom Schreibstil bis zur Planung und Durchführung eines Events. Wer diese Planungskompetenz beweist und sich dem Druck „nebenbei“ noch Veranstaltungen zu organisieren erfolgreich stellt, hat als Sekretärin 2010 gute Karten.

3. Kommunikation in Business Englisch

Die gestiegene Attraktivität ausländischer Märkte nicht nur für die „Großen“ sondern auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) macht Business Englisch im Sekretariat jetzt unverzichtbar. Aufgrund des momentan wenig attraktiven Inlandsmarktes und der demografischen Entwicklung werden ausländische Märkte in naher Zukunft auch für Unternehmen notwendig, die bisher nur in Deutschland tätig waren.
(Quelle: Handelsblatt, September 2009)

Doch hier sieht es mit dem Business Englisch eher verhalten aus. Schnell ist aus Unsicherheit im Alltag ein holpriger Satz ausgesprochen, und lässt Sie in peinliche „Fettnäpfchen“ treten. Mit folgendem Beispiel werten Sie Ihre Sätze schnell qualitativ auf – schriftlich und mündlich:

Unzertrennliche Freunde – „phrasal verbs“

„Get“ und „go“ – gerade bei häufig genutzten transitiven „phrasal verbs“ entscheidet der „richtige Partner“ über die korrekte Aussage.

phrasal verb	Übersetzung	Beispiel
get back to	sich wieder melden	I’ll get back to you in ten minutes.
get into	sich begeistern für	My boss is getting into playing Golf lately.
go after	verfolgen, jagen	She went after the papers flying around in the wind.
go for	es auf etwas abgesehen haben	Mr. Meier goes for the trophy „Top Seller of the Year“.
go over	etwas durchgehen	Let us go over this presentation once again.

Tipp: Dieses Beispiel können Sie ausschneiden und als Merkhilfe in PC-Nähe anbringen.

In einer neuen Studie der FH Ludwigshafen gaben u.a. 72,9 Prozent an, dass sie im Bereich Weiterbildung als Maßnahme gegen die Krise bereits tätig geworden sind. 40,9 Prozent der Befragten planen sogar, ihre Mitarbeiter in Kurzarbeit in Zukunft bei Weiterbildungsmaßnahmen mit zu berücksichtigen. Wer jetzt aktiv werden will, um der Krise „kontra“ zu geben, kann dies mit Seminaren der „Office Akademie“ tun und zusätzlich bis zum 02. Oktober 10% sparen.
(Quelle: Studie FH Ludwigshafen und Office Akademie 2009)

In diesem Zusammenhang empfehlen wir:

„professionelles Informationsmanagement“
vom 15. bis 16. März 2010 in Schwelm (bei Wuppertal).
„Modernes Business Englisch“: Telefontraining, Umgang mit ausländischen Geschäftspartnern und in der Kunst, Briefe jeder Art in korrektem Business Englisch zu schreiben am 15. März 2010 n Schwelm (bei Wuppertal).

Details, sowie weitere Termine unter http://www.officeakademie.com

Diese Seite an eine Kollegin weiterleiten